Como realizar seu evento - Dica

PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES ARTÍSTICAS, SHOWS E EVENTOS
Como ocorre com toda atividade, não se pode falar em receita ideal para planejar. Mas, olhando as experiências de sucesso, realizadas pelos mais variados tipos de grupos e organizações que se utilizam da ferramenta do planejamento, podemos identificar quais os principais passos que precisam ser dados quando nos dedicamos à tarefa de planejar.
Olhando de uma forma bem abrangente, podemos dizer que todo plano bem-feito é composto de: - avaliação do cenário – avaliação do contexto; - objetivos – quais são, onde desejamos chegar; - estratégia – o que é, como faremos para chegar lá; - controle – a forma de avaliar se estamos chegando lá.
1. A avaliação do cenário. É comum pensar que todo planejamento se inicia com a definição dos objetivos, mas isso não é verdade. Seja, qual for o nosso ramo de atividade, nossas ações não dependem só de nossa vontade ou disposição; o meio que nos cerca, o ambiente em que atuamos influenciam de forma decisiva os resultados do nosso projeto, seja ele um evento, o lançamento de um CD ou DVD, de uma Cruzada de Evangelização, de uma nova banda ou de um livro.
Assim, antes de fixarmos os nossos objetivos, é necessário avaliar: - Como as coisas estão acontecendo? - Quais as oportunidades que o cenário atual nos oferece? Quais as ameaças? - O que pode nos ajudar e o que pode nos prejudicar? - Como trabalham outros grupos e organizações semelhantes à nossa? - Como trabalham as outras Editoras, Gravadores, Igrejas, Artistas, Cantores, Produtores de Eventos? Com esse quadro desenhado, estamos melhor preparados para definir os nossos objetivos.
2. A definição dos objetivos. Como dissemos, objetivos são onde desejamos chegar. Se a avaliação do cenário tiver sido bem-feita, os objetivos serão definidos de forma realista e viável, levando em consideração tudo que, no ambiente externo, pode nos favorecer ou dificultar. Ao fixar objetivos, alguns cuidados precisam ser tomados.
Os objetivos, na medida do possível, têm de ser mensuráveis, ou seja, precisam ter condições de ser medidos, avaliados, quantificados de alguma forma. Somente assim poderemos considerar em que medida foram ou não alcançados. Certamente, há objetivos que são mais fáceis de ser medidos, como, por exemplo, os resultados financeiros de um projeto ou o número de CDs vendidos. Existem outros, porém, que são mais difíceis de serem avaliados, tais como índices de qualidade de vida ou qualidade de um trabalho. Mesmo assim, é preciso que se busque uma forma de poder quantificar resultados desejados e, depois, obtidos.
Lembre-se: experiência acumulada quando não utilizada de forma crítica, pode se tornar um espécie de “farol preso à nuca”, em que, à medida que se caminha para a frente, mais ele ilumina o caminho que já se percorreu. Quando trabalhamos com prazos mais longos, é preciso que os objetivos finais de um plano sejam “quebrados” em outros menores. Não é correto esperar até que o prazo de um plano se esgote para então avaliar se os objetivos foram ou não alcançados.
3. A escolha da estratégia Estratégia é a parte do plano que estabelece a forma de ação escolhida por um indivíduo, grupo ou uma organização para chegar aos objetivos e aos resultados desejados.
Uma boa estratégia é constituída respondendo as seguintes perguntas: - O quê? – Quais ações precisam ser executadas, quais são as prioritárias e onde elas devem ser realizadas. - Quem? – Como será a divisão de responsabilidade, quais pessoas ou grupos serão responsáveis por cada uma das atividades definidas como necessárias. - Quando? – Quais são os prazos em que cada uma das atividades será executada (cronograma).
Estabeleça quando uma ação deve começar, quando deve estar concluída e se existe alguma folga para sua execução. - Como? – De que forma as ações serão executadas e que tipos de recursos – pessoas, dinheiro, equipamentos – serão necessários para a sua realização. O conjunto de recursos necessários para a execução de um plano é normalmente chamado de orçamento. Toda estratégia é fruto de uma escolha Quando olha para fora e analisa o cenário, quem planeja enxerga várias formas de atuar: algumas são mais claras, outras duram mais tempo, umas são mais fáceis e outras envolvem maiores riscos.
Diante desse quadro, quem planeja escolhe aquela forma que, a seu ver, tem melhores possibilidades de êxito. Essa escolha é aquela considerada a mais adequada, mas não é a única. Todo plano deve conter uma “rota alternativa”. Trata-se daquele outro caminho que poderá ser utilizado, se a escolha principal se mostrar, de alguma forma, inviável ou ineficaz. Um plano que não contenha uma estratégia alternativa é “menos um plano” e “mais uma declaração de boas intenções”.
Comunicar é absolutamente necessário Não se executa um plano sozinho. Quase sempre, ele é executado por um grupo de pessoas, cada qual responsável por uma determinada parte ou por um grupo de atividades. Cada pessoa tem uma responsabilidade bem determinada na execução de uma estratégia e, além de conhecer bem suas responsabilidades, cada integrante de um grupo, de uma equipe deve ter uma visão do conjunto geral: deve saber como as atividades sob sua responsabilidade se ligam com as dos demais membros do grupo e quais as consequências que suas ações podem ter para o plano como um todo.
Assim, quem é responsável por coordenar a execução de um plano deve dar toda a atenção ao processo de comunicação; deve mostrar a todos a visão geral do plano, esclarecer dúvidas sobre responsabilidades individuais e das equipes e mostrar a ligação dessas mesmas responsabilidades. Transparência e clareza são elementos essenciais para o êxito de qualquer plano, por mais simples que ele possa parecer. Na execução de um plano, o comprometimento das pessoas é essencial, mas ninguém se compromete com algo que não conhece ou não compreende.
Como se pode organizar os recursos Planos são executados por pessoas (recursos humanos) que utilizam outros recursos, como conhecimento, dinheiro, equipamentos etc. Naturalmente, existem muitas formas de organizar esses recursos e é essa organização que chamamos de estrutura. É preciso saber que não existe uma só forma de organizar os recursos, ou seja, não existe estrutura ideal. Tudo vai depender da estratégia escolhida. 4. Controle: a avaliação dos resultados A palavra controle é uma daquelas que tem má fama e isso se deve ao fato de ser constantemente empregada com o sentido de inspeção, fiscalização e trabalho burocrático. Mas ela pode ter também um sentido mais positivo, menos carregado. Controle também é a função pela qual acompanhamos a execução de um plano e verificamos se estamos indo na direção dos objetivos desejamos e, ao final, se esses mesmos objetivos foram alcançados. Como já dissemos, não se pode esperar até o final da execução de um plano para saber se ele deu certo; o acompanhamento precisa ser constante, permanente.
Fornecer esse monitoramento é função do controle. Para isso seja feito, duas coisas são necessárias: - a existência de mediadores, que são chamados de indicadores de desempenho; trata-se de medidas, números, datas ou índices que possam mostrar como estamos progredindo, que indiquem se os objetivos estão ou não sendo atingidos; quanto mais mensuráveis forem os indicadores, tanto melhor; - a existência de um conjunto de informações que permitam avaliar onde se está acertando e onde se precisa melhorar; não precisa ser nada muito sofisticado, o importante é que essas informações mostrem o desempenho do plano em relação a dois momentos:
1- como estamos evoluindo, quando nos comparamos como o passado;
2- como estamos evoluindo, quando nos comparamos com o que desejamos obter no futuro (os objetivos).
O essencial, quando falamos de controle, é lembrar que o acompanhamento deve ser permanente, feito ao longo de todo o tempo em que o plano esteja sendo excutado. Mantendo o foco.
Seja qual for a natureza do nosso empreendimento – empresarial, esportivo, cultural, artístico, religioso, o fato é que, ao planejarmos, nos deparamos com muitas questões que exigem nossa atenção e, muitas vezes, nos sentimos confusos ao ter de decidir o que é mais importante fazer em um determinado momento, como definir melhor as prioridades, como optar por diversificar nossa atuação ou restringi-la.
Foco é uma daquelas palavras perigosa, freqüentemente, mais usada do que compreendida. A má utilização do conceito do que seja trabalhar com foco pode levar um empreendimento a restringir demais o seu campo de atuação realmente sem perder o foco? Foco não significa apenas restrição do campo de ação, antes disso, ele nos oferece uma visão de concentração da atenção. Mas concentração em quê? Em nossa opinião, naquilo que podemos considerar como crítico para o êxito do empreendimento. O que é verdadeiramente crítico para o êxito de um plano? A pergunta pode parecer simples, mas está longe de ser banal.
Diante de várias prioridades, diante de várias ações diferenciadas, que exijam uma escolha da nossa parte, cabe perguntar: todas essas exigências se mostram prioritárias, todas são necessárias e precisam ser consideradas, mas efetivamente o que é crítico? Qual é aquele aspecto que, se não for tratado, invalidará todos os demais esforços? Trabalhar em foco significa jamais perder de vista o que é crítico para o êxito de um plano, projeto ou empreendimento.

Graciano Caseiro
Colunista, Divulgador e Comunicador 21-3394 4619 / 9945 2606 e-mail:gracianocaseiroproducoes@gmail.com
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