Qualquer produção ou evento se divide em 3 etapas:
- pré-produção, produção e pós-produção. Pré-produção
A pré-produção começa na idéia do evento, quando você começa a traçar os objetivos, o público alvo, a data, o local, o artista, informações e orçamentos, ou seja, você começa a elaborar o projeto do seu evento. Nunca comece a organizar um evento sem antes colocá-lo no papel, escreva todas as suas idéias. Comece listando tudo o que será preciso, quem serão seus parceiros e como você vai fazer as coisas acontecerem.
Produção Chamamos de produção o período de realização do evento, ou seja, o momento em que ele passa para o concreto, ou seja, a hora em que sua idéia virá realidade, quando você começa a montagem. A produção é tudo o que vai rolar na hora do evento. Pós-Produção Essa é a hora de desmontar o evento – fazer os últimos pagamentos, a prestação de contas e tudo o mais que for necessário para finalizar o seu evento.
Planejamento É muito freqüente que quando alguém fale de planejamento (fora dos meios empresariais) encontre pela frente um olhar, misto de desconfiança e descrença, que parece dizer: “Isso tudo é teoria, muito bonita, que vale para negócios, mas nada tem a ver com cultura ou arte”. Talvez seja esse o motivo pelo qual raramente usamos a palavra planejar em nossas conversas profissionais: estamos sempre produzindo (ou vamos produzir) um evento, um CD ou DVD, uma exposição. Existe outra razão para não gostarmos de planejar: trata-se de uma atividade que se faz de forma uma tanto isolada, muitas vezes pessoal, mais intelectual do que prática, que lida com o intangível e que, muitas vezes, só faz aumentar a nossa natural ansiedade pela ação.
Planejar é pensar em uma nota viável para chegar onde se deseja, não é prever o futuro, mas procurar antecipar o que pode acontecer e, então, preparar-se para agir da forma mais adequada. Planejar não é um exercício que trabalhe com certezas, mas com tendências não são eventos que certamente vão acontecer, mas coisas que podem acontecer.
Um caderno especial de um jornal de negócios brasileiro publicou uma reportagem na qual elogiava a forma de trabalhar de um clube de futebol. O interesse era justificado: afinal, esse clube, jovem, de pouca tradição e de médio porte, acabava de obter um sucesso tão expressivo como inesperado, alcançando excelentes resultados em uma competição de âmbito nacional. A reportagem destacava que essa grande conquista era apenas o ápice de um conjunto de outras menos expressivas, que não se tratava de algo isolado, mas sim do fruto de um trabalho bem pensado e bem executado.
E qual o segredo desse bom resultado?
A reportagem respondia: planejamento.
E apontava onde isso podia ser percebido: - as contas estavam, há muito tempo, sob controle; - o elenco não custava mais do que o clube podia pagar; - não se tinha como objetivo descobrir ou formar novos craques, o clube desejava mesmo era ganhar títulos e projeção no meio esportivo; - o grupo contava com uma liderança forte, o que fazia com que a equipe conseguisse aparecer mais do que os talentos individuais. O clube trabalhou com critérios e objetivos bem definidos. Em poucas palavras: trabalhou com planejamento. Não se trata de perguntar se planejamento vale para atividades que não pertençam ao mundo das empresas ou da atividade governamental. Trata-se de compreender que trabalhar com planejamento pode significar a real diferença em atuar de forma realmente profissional ou, se tudo de que dispomos é um entusiasmo amador.
Seja qual for nossa atividade, o que todos desejamos é ver o nosso trabalho valorizado, aplaudido, reconhecido como de qualidade. Qualidade se alcança com talento e persistência, e se mantém, ao longo do tempo, através da consistência que vem do verdadeiro profissionalismo. E, convenhamos, nenhum trabalho adquire consistência ao longo do tempo se for deixado ao saber do simples acaso.
Projeto Criar, desenvolver um projeto e procurar um patrocinador é uma tarefa que exige tempo, um bom texto, persistência, acompanhamento dos contatos estabelecidos, determinação, credibilidade, articulação, capacidade de organização e, obviamente um bom projeto. A seriedade com que você conduz o seu projeto é fundamental para que um eventual patrocinador, mesmo não financiado, mantenha as portas abertas para futuros empreendimentos e parcerias.
Lembre-se de que você pode ser um excelente artista e um péssimo empresário. Assim, se você não preenche os requisitos básicos para elaborar um projeto ou negociá-lo, não se assuste: hoje em dia existem pessoas ou empresas especializadas em elaboração, negociação, gerenciamento e execução de projetos como o nosso.
Orçamento Cuidado na elaboração do orçamento. Seja absolutamente realista e honesto nos cálculos dos custos do seu projeto. E não se esqueça de enviar ao seu patrocinador uma prestação de contas detalhada. Lembre-se de que um percentual do patrocínio obtido será gasto na própria administração do projeto.
Execução de um projeto No momento que você resolver fazer um evento a primeira coisa que deve pensar é: como tudo vai acontecer? Para responder a essa pergunta faça um primeiro plano do evento: qual o local, a data, o que ou quem vai se apresentar, qual seu objetivo e seu público alvo. Após isso, comece a detalhar tudo o que vai envolver seu evento, ou seja, faça um planejamento e um projeto detalhado, pois só assim você conseguirá definir quais os custos que terá para realizá-lo, traçar suas metas e então procurar quem vai pagar a conta. A execução de um projeto requer, separadamente ou em conjunto, uma infinidade de itens, ao terminar de listá-los avalie: - Estou preparado e capacitado para executar tudo isso sozinho? - Formei uma equipe suficientemente ágil e competente?
Graciano Caseiro – Colunista, Divulgação e Comunicação
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